Rekisterin ylläpitäjä:
Varttuneiden asumisoikeusyhdistys Jaso
Sepänkatu 4, 1. kerros, 40100 JYVÄSKYLÄ
Rekisterin nimi: Asiakasrekisteri
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
anna.maunula@jasoasunnot.com
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hallinnointiin ja hoitamiseen
(Lakisääteinen velvoite ylläpitää jäsenrekisteriä, Laki asumisoikeusyhdistyksistä 1072/194 3. luku)
Asiakkaan ilmoittamat tiedot muodostavat henkilötietorekisterin:
-jäsenistä jäsentiedotteen ja vuosikokouskutsun lähettämistä varten
-asuntoa hakevista asunnon tarjoamista ja sopimusasiakirjoja varten
-asukkaista asumisoikeustietoja varten
Rekisterin tietosisältö:
– nimitiedot
– syntymäaika (ei henkilötunnusta 1.6.2018 alkaen)
– osoitetiedot (jäsenen osoite, asuntoa hakevan osoite, asukkaan osoite)
– sähköpostiosoitetiedot
– puhelinnumero
Säännönmukaiset tietolähteet:
Asiakkaan antamat tiedot joko paperi- tai sähköisellä lomakkeella (asunnon- ja jäsenyyden hakemislomake)
Tietojen säännönmukaiset luovutukset, siirrot ja säilytys:
– Talokohtainen asukaslista luovutetaan talon asukastoimikunnan puheenjohtajalle. Puheenjohtajalle luovutettavalla asukaslistalla näkyy asukkaan nimi ja asunnon numero. Asukkaan puhelinnumero ja/tai sähköpostiosoite luovutetaan vain asukkaan suostumuksella. Asukkaan suostumuksella luovutettuja yhteystietoja käytetään vain tiedottamiseen ja kiireellisten asioiden hoitoon. Puheenjohtajat vastaavat asukaslistojen asianmukaisesta käyttämisestä, säilyttämisestä ja hävittämisestä.
– yksittäisten asukkaitten tietojen luovuttaminen vain taloushallinnon tarpeisiin varaus- ja asumisoikeusmaksun sekä käyttövastikkeen maksamista varten.
1.9.2023 alkaen tulee käyttöön uusi järjestysnumero rekisteri ja rekisterin kautta kerätään myös asumisoikeuden haltijoihin liittyviä henkilötietoja. Lakisääteisten tehtäviensä toteuttamisen vuoksi, henkilötietojen vastaanottajana toimii myös ARA.
– tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kolmannelle osapuolelle.
Tietoja säilytetään voimassaolevan henkilötieto- ja arkistolainsäädännön mukaisesti ja turvallisesti sekä paperiarkistossa että tietojärjestelmässä. Tietoihin on rajattu pääsy.
Rekisterin ylläpitäjä:
Varttuneiden asumisoikeusyhdistys Jaso
Sepänkatu 4, 1. kerros, 40100 JYVÄSKYLÄ
Rekisterin nimi: Kulunhallintarekisteri
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
anna.maunula@jasoasunnot.com
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Henkilötietojen käsittely on tarpeellista, jotta voidaan toteuttaa kulkuoikeuksien hallinnoimiseen ja omaisuuden suojaamiseen sekä vahinkotilanteiden tai omaisuusrikosten selvittämiseen liittyviä oikeutettuja etuja (tietosuoja-asetus, 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).
Henkilötietoja käsitellään kulunhallintajärjestelmän käytön yhteydessä. Henkilötietoja käsitellään seuraaviin käyttötarkoituksiin:
- Kulkuoikeuksien hallinnoiminen kiinteistöjen ja sen asukkaiden omaisuuden suojaamiseksi.
- Vahinkotilanteiden ja omaisuusrikosten selvittäminen.
Rekisteröityjen ryhmät:
Rekisteröidyt, joiden henkilötietoja voidaan käsitellä kulunhallintaan liittyen, kuuluvat seuraaviin avainten loppukäyttäjien ryhmiin:
- Kiinteistön asukkaat
- Kiinteistön palveluntarjoajien edustajat
- Yhdistyksen työntekijät
Henkilötietoryhmät:
Kulku- ja avainoikeuksien hallinnoimiseen liittyen käsitellään seuraavia henkilötietoryhmiä:
- Perus- ja yksilöintitiedot (esimerkiksi nimi, asunnon numero, tunnisteen – ja avaimen yksilöintitiedot).
- Kulkuoikeuksia koskevat tiedot (tunnisteelle määritetyt kulkuoikeudet).
Vahinkotilanteiden ja omaisuusrikosten selvittämiseksi voidaan edellä mainittujen lisäksi käsitellä seuraavia henkilötietoryhmiä:
- Lukijan tapahtumalokitiedot (lukijan avaamisen aikaleima, sisäänpääsyn tai sisäänpääsyn epäonnistumisen lokikirjaus).
Lukijan tapahtumalokitietoja kerätään vahinkotilanteiden ja omaisuusrikosten selvittämiseksi vain taloyhtiön yleisten tilojen lukijoista.
Henkilötietojen vastaanottajat:
Henkilötietoja voidaan siirtää isännöitsijälle, huoltoyhtiölle, lukkoliikkeelle tai muulle auktorisoidulle henkilötietojen käsittelijälle edellä mainittujen tarkoitusten toteuttamiseksi.
Perustelluista syistä henkilötietoja voidaan luovuttaa muille vastaanottajille, kuten poliisille (poliisilta saadun laillisen tietopyynnön perusteella), vakuutusyhtiöille (mahdollisten korvaushakemusten yhteydessä) tai Abloylle (vaikean vikatilanteen selvittämiseksi).
Henkilötietojen sijainti:
Henkilötietoja säilytetään ja käsitellään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä.
Lukkoliikkeenä toimiva BLC Turva Oy ylläpitää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä lukitusjärjestelmän ja hallintaohjelmiston yhteydessä suoritettavan henkilötietojen käsittelyn turvallisuuden varmistamiseksi. Tällaisiin toimenpiteisiin lukeutuvat mm. käyttäjä- ja pääsyoikeushallinta, jäljitettävyystoimenpiteet, ohjelmiston tekniset suojaustoimenpiteet, varmuuskopiointi, tiedonsalaus ja tarvittavat fyysiset suojatoimenpiteet.
Kiinteistökohtaisia mekaanisiin- ja kulkuavaimiin liittyviä tietoja säilytetään yhdistyksen lukollisissa tiloissa ja kaapeissa.
Henkilötietoryhmien säilytysajat:
Perus- ja yksilöintitietoja sekä kulkuoikeuksia koskevia tietoja säilytetään vain niin kauan, kun se on tarpeellista kulkuoikeuksien hallinnoimisen näkökulmasta.
Lukijan tapahtumalokitietoja säilytetään ovien avaamiskertojen aktiivisuuden mukaisesti – lukija tallentaa 1000 viimeisintä avaus- ja vikailmoituskertaa. Ko. kiinteistöissä käytettyjen lukijoiden normaalikäytön yhteydessä lukon tapahtumalokitiedot säilyvät keskimäärin n. 6–12 kuukautta, lokitapahtuman kirjautumisesta lukien. Vahinkotilanteen tai omaisuusrikoksen selvittämisen yhteydessä voidaan kuitenkin säilyttää tapahtumalokitietoa niin kauan kuin se on tarpeellista korvausten hakemiseksi, lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Rekisteröidyn oikeudet:
Asiakkaalla on tietosuojalainsäädännön nojalla tiettyjä oikeuksia omien henkilötietojen käsittelyyn liittyen.
Tietosuojalainsäädännön mukaisesti asiakkaalla on oikeus:
- Saada pääsy omiin henkilötietoihin
- Päivittää omia henkilötietoja
- Vastustaa omien henkilötietojen käsittelyä
- Poistaa henkilötietoja
- Rajoittaa henkilötietojen käsittelyä
Rekisterinpitäjä ei kuitenkaan käytä avaintenlukijan (Optima) hallintaohjelmistoa, joten rekisterinpitäjän on esitettävä siihen liittyvät henkilötietojen oikaisemiseen, rajoittamiseen ja poistamiseen liittyvät pyynnöt lukkoliikkeelle eli BLC Turva Oy:lle.
Valitusoikeus:
Mikäli asiakas katsoo, että emme käsittele henkilötietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti, asiasta voi tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Suomessa kyseisenä viranomaisena toimii tietosuojavaltuutetun toimisto.
Tietosuojaselosteen päivittäminen:
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää esimerkiksi tilanteessa, jossa henkilötietojen käsittelyssä tapahtuu muutoksia. Päivityksistä ja muutoksista ilmoitetaan asianmukaisella tavalla.
